Отличие ККТ онлайн от применявшегося ранее оборудования – мгновенная передача информации о транзакциях ОФД - некого посредника между предпринимателем и налоговой.  Для осуществления "онлайн" передачи данных необходимо подключение к интернету, заключение договора с оператором фискальных данных (ОФД), наличие фискального накопителя (ФН).

Что важно знать о работе онлайн-кассы?

Регистрация в личном кабинете оператора фискальных данных (ОФД) – обязательное условие для работы с онлайн кассами (исключение составляют отдаленные области, где на законодательном уровне разрешена работа "оффлайн"). ОФД консолидирует информацию с каждой кассы, хранит и передает в ИФНС.
Еще одна функция ОФД – отправка электронного варианта чека на e-mail или в виде смс на телефон, чтобы покупатель мог проверить легальность чека, считывая QR - код с помощью смартфона.

Фискальный накопитель – устройство, обеспечивающее хранение информации, транспорт всех транзакций в зашифрованном виде ОФД. Максимальное время работы без подключения к Интернету – 30 суток, далее ФН блокируется, если связь не будет восстановлена, ФН заблокирует работу кассы. Поэтому важно следить, чтобы его память не переполнялась. Чтобы восстановить работу ФН надо подключить кассу к сети. Но такие ситуации могут вызвать интерес налоговиков.
Срок работы фискального накопителя ограничен. После того, как он выводится из эксплуатации, его необходимо хранить в течение 5 лет. Затем его можно утилизировать (после составления официального акта).

Если часты отключения связи или энергоснабжения (по независящим от владельца кассы причинам) или такие ситуации возможны, стоит всего письменно обратиться в налоговую. В обращении указать, какие ситуации возможны и почему.

Как работает онлайн-касса?

Функционал и принцип действия онлайн-кассы:

• Мгновенная передача данных о в налоговые органы (через ОФД).
• Запись и хранение данных о покупках или возвратах товара.
• Создание чеков, их печать или отправка покупателю на e-mail или по SMS.

Основные преимущество онлайн-кассы для предпринимателя:

• Автоматизация процесса продаж.
• Оптимизация использования рабочего времени персонала.
• Облегчение процесса отчетности.